Was macht ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aus?
Elektronische Fahrtenbücher sind praktisch, denn man spart im Alltag eine Menge Zeit und Nerven beim Dokumentieren der gefahrenen Strecken. Spätestens einmal die Woche sollte man die erfassten dienstlichen Fahrten markieren bzw. kommentieren, fertig.
Wie aber gehe ich sicher, dass das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anerkennt?
Elektronische Fahrtenbücher bzw. elektronische Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Und selbst wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt werden, setzt die Anerkennung als ordnungsgemäß auch voraus, dass die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient werden und das Fahrtenbuch hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung – insbesondere in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR – geforderten Angaben enthält.
In der Vergangenheit haben die Finanzverwaltungen den Sachbearbeitern der Finanzämter daher einen recht umfassenden Ermessensspielraum eingeräumt. Im Allgemeinen gilt so auch heute noch die Emfehlung, in Absprache mit dem zuständigen Finanzamt einen Probezeitraum zu vereinbaren und vorzulegen, damit man bei einer eventuellen Prüfung durch das Finanzamt nicht unangenehm überrascht wird oder gar das Fahrtenbuch wegen formaler Fehler in Frage gestellt wird.
Zu den Grundzügen eines anzuerkennenden ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuches gibt es jedoch im Zuge der laufenden Rechtsprechung immer klarere Verwaltungsanweisungen für die Finanzämter - und natürlich erfüllt das my-track Fahrtenbuch sie alle.
Do's und Dont's für ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes elektronische Fahrtenbuch soll ..
- nach der Eintragung nicht mehr veränderbar sein
Ein ordnungsgemäßes elektronische Fahrtenbuch soll nicht..
- nach der Eintragung veränderbar sein
Auch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch muss die Unveränderbarkeit nach GoBD
gewährleisten. (OFD Rheinland 18.2.2013, Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013)
Mit Hilfe des MS Excel-Tabellenkalkulationsprogramms erstellter Tabellenblätter genügen nicht den von der Rechtsprechung geforderten Anforderungen. (Excel-Tabelle und Fahrtenbuch: BFH 12.7.2011, VI B 12/11 (NV), BFH/NV 2011 S. 1863)
Ein mit Hilfe MS Excel geführtes Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die Angaben zu Art, Zweck und Ziel der Fahrten sowie Bemerkungen nicht nachträglich geändert werden können. (FG Münster, Urteil v. 4.2.2010, 5 K 5046/07 E, U)
Ein elektronische Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zmindest aber dokumentiert werden. (BFH 16.11.2005 (BStBl 2006 II S. 410))
Links:
- haufe.de - "Fahrtenbuch: Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs"
- beck.de - "Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs"
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