Smarte Arbeitszeit-Erfassung und Abrechnungslösung für mobile Serviceflotten und Bauteams
Was ist drin? - Der technische Ablauf
Bestandteile
Die Zusatz-Lösung enthält folgende Teile:
- Eine Tablet-"Manager"-App, zum Pflegen der Auftragsdetails vor Ort
- Im Hintergrund ein Webdienst zum Empfang der Daten vom mobilen "Manager" und zur Aufbereitung der Nutzdaten inkl. automatischer Kundenerkennung nach Standort (inkl. Kunden-Kennnummer (z.B. CHR) für die Abrechnung)
- Eine Webportal zur Anzeige und Nachbereitung der Datensätze und zum Export der Berichte und Abrechnungsdaten
Automatische Datenprüfung
Monatlich werden die Daten des my-track Portals mit den Daten aus der "Manager"-App automatisch verknüpft.
Die Verknüpfung nimmt die Daten vom "Manager" und fügt diese den passenden Besuchen aus den Ortungsdaten zu, um die Auftrags-Arbeitszeit vor Ort zu entnehmen.
Zweckmäßig wird die ermittelte Aufenthaltsdauer zur Bestimmung der Arbeitszeit verwendet und die Daten der "Manager"-App für die Beschreibung des Arbeitsinhaltes (und zum Einfügen von Pausen und anderen Ereignissen, die ggf. nicht oder separat abgerechnet werden).
Während des automatischen Abgleichs werden die Arbeitszeiten intelligent auf zwei Listen verteilt:
- Bereit zum Export
- Zur Überprüfung
"Manager"-Angaben, die nicht zu den Ortungsdaten passen, werden "Zur Überprüfung" abgelegt gemeinsam mit anderen kundenspezifisch erfassten Vorgängen.
Die Arbeit wird zudem mit der Arbeitsplanung verglichen und nicht zum Plan passende Arbeitszeiten auch "Zur Überprüfung" bereitgestellt.
Für Sie reduziert sich der Aufwand auf die Durchsicht der Liste "Zur Überprüfung" und soweit erforderlich die Anpassung der Daten, um sie dann als "Bereit zum Export" freizugeben. - Eine enorme Erleichterung im Vergleich mit dem enormen Aufwand, handschriftliche Auftragsberichte mit der Planung und den Ortungsdaten abzugleichen, selbst bei Stichproben.
Nach der Datenkontrolle starten Sie dann einfach den Export der Daten an Ihr Abrechnungssystem zum Erstellen der Rechnungen (z.B. per SFTP).
Arbeits- und Fahrzeiten
Zusätzlich behalten Sie ein Auge auf alle Arbeits- und Fahrzeiten für Ihre Lohnbuchhaltung.
Die Daten werden in verschiedenen Berichten und mehreren Formaten zum Export bereitgestellt, inklusive Excel und PDF.
Hochwertige Berichte
Die Lösung liefert aktuell folgende Berichte:
- Detaillierter Fahrtbericht (Liste der "Stopps" aus my-track.com)
- Detaillierter Arbeitszeitbericht (List aller Arbeiten formatiert für die Abrechnungspositionen)
- Zusammenfassungen (Listen von Fahrt- und Arbeitszeiten nach Fahrer und Monat) – Hier gibt es verschiedene, übersichtliche Berichte zu den Daten, z.B. speziell für die Mitarbeiter zur Dokumentation oder für die Verwaltung zur einfachen Nachbereitung der Arbeiten und Fahrtdaten der Mitarbeiter.
Screenshots
Zeiterfassung und Arbeitsberichte - Beispiel der Eingabe mit der "Manager"-App inkl. nützlichen Ergänzungsvorschläge aus der Kundendatenbank.
Zeiterfassung und Arbeitsberichte - Beispiel einer List von Archivdaten, vergleichbar mit den Listen "Zur Überprüfung" und "Bereit zum Export" - Die Daten sind für die Leistungsabrechnung bestimmt sowie die Arbeitszeiten für den Lohn
Zeiterfassung und Arbeitsberichte - Beispiel von bearbeitbaren Fahrzeiten im Portal: vor der Fertigstellung und Verwendung für den Lohnabrechnung
Zeiterfassung und Arbeitsberichte - Beispiel eines zusammenfassenden Berichtes über ein Jahr zu Arbeiten und Fahrten eines Mitarbeiters